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皖南医学院会计档案管理办法

发布时间:2020-03-12 点击次数:24 发布人:余海跃

皖南医学院会计档案管理办法

 

财务〔2019〕23 号

 

第一章 总则

第一条 为了加强会计档案的科学管理,建立会计档案的归档保管、调阅等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密,使其规范化、系统化,特制定本办法。

第二条 会计档案由财务处和学校档案室共同管理,财务处负责会计档案移交前的收集整理立卷归档和保管等工作学校档案室负责会计档案移交后的保管利用和销毁等工作。

第二章 会计档案的归档内容

第三条 下列会计档案应进行归档:

(一)会计凭证类,包括原始凭证、记账凭证、预算凭证;

(二)会计账簿类,包括总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿;

(三财务报告类,包括年度财务会计报告部门决算报表、附表和文字说明年度预算及决算批复;

(四)预算资料类,包括学校年度预算与年度预算方案、预算调整资料、预算执行情况、项目建设资料、绩效评价与效益分析报告、报送上级部门预算材料等;

(五其他会计档案,包括会计档案移交清册、会计档案保管清册、银行对账单、银行余额调节表、人员工资变动单、学生学籍异动单、各类收费票据存根、日常往来文件、电子数据备份(预决算填报数据及基建、工会等其他账套的电子数据、其他应保存的会计核算资料。

第三章 会计档案的立卷和归档

第四条 财务处设立档案室,由财务处档案管理员负责会计档案的保存和管理工作。档案管理员负责日常会计档案的移交、保管和利用工作,并配合学校档案室对到期会计档案进行鉴定与销毁工作。

第五条会计档案的整理、装订和装盒要求:

(一)会计凭证按日期和凭证号排列,要求整齐美观,加封面、封底装订成册,会计凭证装订封面上注明单位名称、日期、凭证种类、起止编号、装订人等;

(二会计账簿按账簿页数连续编号,按月或年度分类后加封面、封底装订成册,会计账簿装订封面上写明单位名称、账簿名称、年度、装订人、经办日期等;

(三会计凭证归入凭证盒,每盒装一至两卷,并在会计凭证盒盒脊注明卷宗号、时间、凭证号段;会计账簿、财务会计报告等会计档案归入档案盒,每盒装一至两卷,档案盒盒脊注明档案名称、时间、卷宗号;会计档案的卷宗编号格式为“年份—档案类型(以大写字母代替,如会计凭证PZ、会计账簿ZB)—编号”。

(四电子会计档案的归档。年度终了,当年形成的会计数据电子资料备份并详细标注,装盒归档,包括:会计核算软件年度数据备份盘、银行及财政一体化业务数据备份盘、其他具有保存价值的电子会计资料。电子会计资料应双份归档,异地存放。

第四章 会计档案的保管

第六条 当年形成的会计档案在会计年度终了后可由财务处临时保管两年再移交档案馆保管。

第七条会计档案的保管期限规定如下:

(一)会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10 年和30 年,从会计年度终了后的第一天算起;

(二)电子会计档案与纸质会计档案的保管期限一致;

(三)各类会计档案的保管期限按本办法附表 1 所列执行。

第五章 会计档案的移交

第七条 财务处负责编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

第八条 会计档案移交财务处档案室时交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接。移交完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第九条 会计档案移交学校档案室时,相关手续按照学校档案管理办法办理

第十条 应移交的会计档案详见附表 2

第六章 会计档案的借阅

第十一条  会计档案一般不得对外借出,确因工作需要借出的,应在财务处相关人员带领下办理借出和归还手续;

第十二条  尚未移交学校档案室的会计档案,经财务处主要负责人批准后,方可办理登记借阅手续;已移交学校档案室的会计档案,按照学校档案管理办法办理登记借阅手续。

第十三条  会计档案借阅人应当妥善保管会计档案,确保会计档案的安全、完整,并在规定时间内归还。

第十四条  严禁在进行会计档案查阅、复制和借出过程中,涂改、拆装、抽换会计档案。

第七章 附则

第十五条本办法由财务处负责解释、修订。

 

附表 1 会计档案的保管期限

序号

档案名称

保管期限

备注

会计凭证

30 年

 

会计账簿

 

 

1

日记账

30 年

 

2

总账

30 年

 

3

明细分类账

30 年

 

财务会计报告

 

 

5

部门财务报告

永久

 

6

部门决算、预算批复

永久

 

其他会计资料

 

 

8

银行存款余额调节表

10 年

 

9

银行对账单

10 年

 

10

会计档案移交清册

30 年

 

11

会计档案保管清册

永久

 

12

会计档案销毁清册

永久

 

13

会计档案鉴定意见书

永久

 

 

 

 

附表 2 应移交会计档案

序号

档案名称

责任科室

备注

1

会计凭证类

原始凭证、记账凭证

会计核算科

 

2

预算凭证

预算管理科

 

4

 

 

会计账簿类

总账

 

 

会计核算科

 

5

日记账

 

6

明细账

 

7

辅助账

 

8

 

财务报告类

年度财务会计报告(部门决算

报表、附表和文字说明)

 

会计核算科

 

9

部门决算批复

 

10

部门预算批复

 

 

 

预算管理科

 

 

 

11

 

预算资料类

学校年度预算与年度预算方案、预算调整资料、预算执行情况、项目建设资料、绩效评价与效益分析报告、报送上级

部门预算材料等

 

12

 

 

 

 

其他会计档案

会计档案移交清册、会计档案

保管清册

办公室

 

13

银行对账单、银行余额调节表

会计核算科

 

14

人员工资变动单

综合管理科

 

15

学生学籍异动单

 

收费管理科

 

16

各类收费票据存根

 

17

电子数据备份

各科室